DATENSCHUTZINFORMATION zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Terminbuchung und Leistungserbringung

1. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Terminvereinbarung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der jeweils vereinbarten Leistung zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Terminverwaltung und organisatorische Kontaktaufnahme
• Honorarverrechnung und buchhalterische Abwicklung
• Auftragsklärung im Erstgespräch
• Dokumentation des Beratungs-, Behandlungs-, Supervisions-, Coaching-, Mediations- oder Begleitverlaufs
• Erstellung fachlicher Stellungnahmen, Bestätigungen, Berichte oder sonstiger schriftlicher Unterlagen, soweit dies fachlich, gesetzlich oder auf ausdrücklichen Auftrag hin erforderlich ist

Soweit im Rahmen psychotherapeutischer oder klinisch-psychologischer Leistungen gesundheitsbezogene Daten erhoben werden, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich im fachlich erforderlichen Umfang.

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Art der vereinbarten Leistung auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an geordneter Termin-, Dokumentations- und Honorarverwaltung)

Soweit gesundheitsbezogene Daten im Rahmen psychotherapeutischer oder klinisch-psychologischer Leistungen verarbeitet werden, erfolgt dies zusätzlich auf Grundlage von:

• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung und Behandlung im Gesundheitsbereich)

Soweit gesetzliche Dokumentationspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage der jeweils einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere:

• Psychotherapiegesetz
• Psycholog:innengesetz
• Zivilrechts-Mediations-Gesetz
• sonstiger einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt ausschließlich nach gesonderter ausdrücklicher Einwilligung.

3. Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt.

Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich:

• auf ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person
• auf ausdrücklichen Auftrag der betroffenen Person
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtung
• soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist

Eine Weitergabe erfolgt stets nur im jeweils erforderlichen Umfang.

4. Speicherdauer personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Soweit gesetzliche Dokumentationspflichten bestehen, gelten insbesondere folgende Aufbewahrungsfristen:

• bei psychotherapeutischen und klinisch-psychologischen Leistungen grundsätzlich mindestens 10 Jahre
• bei Mediation grundsätzlich mindestens 7 Jahre

Bei Coaching, Supervision, Selbsterfahrung, Elternberatung oder sonstigen Beratungsleistungen erfolgt die Aufbewahrung entsprechend gesetzlicher, steuerrechtlicher und dokumentationsbezogener Erforderlichkeit.

Darüber hinaus können Daten über die jeweilige Mindestfrist hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, kann einem Löschungsbegehren nur im gesetzlich zulässigen Umfang entsprochen werden.

5. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere das Recht:

1. Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden
2. eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten
3. Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
4. Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen
5. Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen
6. Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen
7. unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen Widerspruch gegen die Verarbeitung zu erheben
8. Datenübertragbarkeit zu verlangen
9. die Identität von Empfänger:innen personenbezogener Daten zu kennen
10. Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu erheben

Soweit gesetzliche Dokumentationspflichten bestehen, gelten diese Rechte nur im Rahmen der jeweils gesetzlich zulässigen Grenzen.

6. Elektronische Kommunikation und Online-Buchung

Die Übermittlung personenbezogener Daten im Rahmen von Online-Buchungen oder elektronischer Kommunikation erfolgt über technisch abgesicherte Systeme.

Es wird darauf hingewiesen, dass trotz sorgfältiger technischer Maßnahmen ein vollständiger Schutz elektronischer Datenübertragung nicht garantiert werden kann.

Elektronische Kommunikation erfolgt auf Wunsch und im Bewusstsein dieser technischen Rahmenbedingungen.

7. Datenschutzerklärung

Ergänzende Informationen zur Datenverarbeitung sind in der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung abrufbar unter:

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